TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y SERVICIO DE CIMA

Última actualización / Versión: 1.1.0 (Agosto 2026)

1. ACEPTACIÓN VINCULANTE Y MANIFIESTO DE CONSENTIMIENTO

1.1. Carácter Obligatorio: El acceso, registro, autenticación o uso de la plataforma web CIMA (en adelante, "la Plataforma" o "el Sistema") atribuye la condición de Usuario (médico, especialista, asistente u organización/clínica denominada Tenant) e implica la aceptación plena, expresa y sin reservas de todos y cada uno de los presentes Términos y Condiciones.

1.2. Perfeccionamiento Electrónico (Firma Electrónica Simple / Clickwrap): La aceptación manifestada mediante la selección de la casilla (checkbox) de verificación y la acción de hacer clic en los botones de confirmación ("Acepto", "Firmar" o equivalentes) al iniciar sesión por primera vez, o cada vez que se publique una nueva versión del documento, constituye una firma electrónica válida y legalmente vinculante con plena eficacia jurídica. Mientras el firmante autorizado del Tenant no acepte la versión vigente, el acceso a la Plataforma quedará bloqueado.

1.3. Registro de Auditoría: El Usuario reconoce y acepta que CIMA registrará automáticamente las evidencias de su consentimiento, incluyendo el identificador de usuario, la versión del documento, la fecha y hora exacta (UTC), la dirección IP y la firma de agente del navegador (User Agent). Estas evidencias se conservan de forma inalterable con fines probatorios.

1.4. Firma por cuenta del Tenant (un firmante): La firma la otorga cualquier usuario autorizado de la clínica/consultorio (Tenant) y obliga a toda la organización y a sus usuarios. Basta que un usuario autorizado acepte una vez por versión: los demás usuarios que ingresen verán un aviso de reconocimiento ("Aceptado por tu organización") sin volver a firmar. Se deja constancia de qué usuario aceptó en nombre del Tenant. La vinculación de cada usuario al presente acuerdo cesa cuando es removido del Tenant; el contrato del Tenant permanece vigente por la firma ya otorgada.

2. NATURALEZA Y ALCANCE DEL SERVICIO

2.1. Licencia de Uso: CIMA otorga al Usuario una licencia limitada, revocable, no exclusiva, personal e intransferible para acceder y utilizar el software en la nube (SaaS) con fines de organización administrativa, gestión de agenda y registro de expedientes clínicos electrónicos.

2.2. Deslinde de Criterio Médico: La Plataforma es exclusivamente un entorno tecnológico de soporte informático. CIMA no presta servicios de salud, no emite diagnósticos, no sugiere esquemas farmacológicos ni sustituye el juicio clínico, profesional y ético del médico u odontólogo. La responsabilidad médica por las decisiones tomadas en la consulta recae en un 100% sobre el profesional tratante.

3. EXONERACIÓN POR CONTROL, AUTONOMÍA Y ELIMINACIÓN DE DATOS (CONTROL DEL USUARIO)

3.1. Autonomía Operativa: La Plataforma otorga al Usuario la facultad autónoma de ingresar, modificar, archivar, respaldar y borrar definitivamente expedientes clínicos, registros de pacientes, archivos adjuntos, consultas y configuraciones.

3.2. Sin Supervisión de Borrado: CIMA no valida, audita ni interviene en las acciones de eliminación o depuración ejecutadas dentro de la Plataforma.

3.3. Deslinde por Borrado Accidental o Intencionado: CIMA no asume responsabilidad alguna por la pérdida, daño, alteración, corrupción o eliminación definitiva de información médica o administrativa derivada de: errores humanos, descuido o manipulación accidental por parte del Usuario o sus colaboradores; borrado malintencionado realizado desde cuentas principales o secundarias autorizadas; el vaciado o uso de herramientas internas de reciclaje, depuración o purga de datos dentro del Sistema.

3.4. Imposibilidad de Restauración: El Usuario reconoce que la eliminación de datos ejecutada desde su perfil puede ser de carácter irreversible. CIMA no garantiza la recuperación de información borrada por el Usuario.

4. ADMINISTRACIÓN DEL TENANT, ROLES Y CUENTAS SECUNDARIAS

4.1. Responsabilidad del Tenant: El Tenant (cuenta administradora o titular de la clínica/consultorio) es el único responsable de la creación, asignación de permisos, delimitación de roles y revocación de accesos a médicos asistentes, personal de recepción o administradores secundarios.

4.2. Presunción de Legitimidad: Cualquier acción, modificación o borrado de datos realizado mediante credenciales asignadas por el Tenant a sus colaboradores se presumirá legítima y autorizada por dicho Tenant. CIMA queda eximida de cualquier disputa interna entre el Tenant y su personal.

4.3. Seguridad de Credenciales: El Usuario es responsable de mantener en estricta confidencialidad sus claves de acceso. CIMA no responde por vulneraciones derivadas de contraseñas débiles, credenciales compartidas o sesiones dejadas abiertas en dispositivos sin supervisión.

5. OBLIGACIÓN DE PAGO, CONDICIONAMIENTO DEL SERVICIO Y PERÍODO DE GRACIA

5.1. Condicionamiento del Servicio al Pago Oportuno: La continuidad operativa de CIMA y el acceso para el Tenant y todas sus cuentas vinculadas están estrictamente condicionados al pago puntual y completo de las tarifas correspondientes al ciclo facturado (mensual o anual).

5.2. Período de Gracia: Tras el vencimiento de una factura, CIMA otorgará un período de gracia de diez (10) días continuos para regularizar el saldo adeudado. Durante este lapso, el servicio se mantendrá activo.

5.3. Corte Automático por Impago: Transcurridos los diez (10) días de gracia sin registrar la confirmación del pago, el Sistema suspenderá de manera automática el acceso a la Plataforma para el Tenant y todos sus usuarios dependientes.

5.4. Exoneración por Interrupción Operativa: CIMA no responderá por pérdidas económicas, cancelación de consultas, retrasos en la atención de pacientes ni daños a la reputación comercial o profesional del Tenant ocasionados por el corte de servicio motivado por mora o impago.

5.5. No Acumulación de Facturas Vencidas: No se prestará el servicio manteniendo más de una (1) factura vencida pendiente. Para reactivar el acceso suspendido, el Tenant deberá saldar la totalidad del monto adeudado.

5.6. Facultad Discrecional de Exoneración o Cortesía: CIMA se reserva el derecho exclusivo de conceder períodos de prueba, días de cortesía, exoneraciones o condiciones especiales de pago a determinados Usuarios. El otorgamiento puntual de una cortesía o prórroga no genera un derecho adquirido ni obliga a CIMA a repetir dicha condición en el futuro.

6. CUMPLIMIENTO REGULATORIO, RESGUARDO Y EXPORTACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS

6.1. Responsable del Tratamiento: El Usuario actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos de Salud de sus pacientes. Corresponde exclusivamente al Usuario obtener el consentimiento informado de los pacientes para la digitalización y almacenamiento de sus expedientes.

6.2. Obligación Legal de Custodia: La obligación de custodia y conservación de las historias clínicas impuesta por las normativas de salud de cada jurisdicción recae en su totalidad sobre el Usuario o el Tenant.

6.3. Responsabilidad de Exportación: El Usuario debe realizar periódicamente descargas, exportaciones o respaldos locales de sus datos y registros médicos a través de los módulos disponibles en CIMA. CIMA no actuará como único custodio físico o archivo definitivo en caso de auditorías sanitarias gubernamentales.

7. DISPONIBILIDAD TÉCNICA, CONECTIVIDAD Y FACTORES EXTERNOS

7.1. Condición "Tal Cual" (As Is): La Plataforma se provee "tal cual" y "según disponibilidad".

7.2. Exclusión de Responsabilidad Técnica: CIMA no garantiza un funcionamiento ininterrumpido o libre de errores y no será responsable por fallas originadas por: caídas de internet o deficiencias en el proveedor de telecomunicaciones del Usuario; incompatibilidad de hardware, navegadores obsoletos o sistemas operativos desactualizados; mantenimientos programados, actualizaciones urgentes de seguridad o causas de fuerza mayor / caso fortuito fuera del control razonable de CIMA.

8. PROPIEDAD INTELECTUAL

8.1. Titularidad: CIMA es propietario exclusivo de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Plataforma, incluyendo el código fuente, diseño de interfaces, marcas, logotipos, arquitectura de software, bases de datos y algoritmos.

8.2. Prohibición de Ingeniería Inversa: Queda estrictamente prohibido copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa o comercializar partes de la Plataforma sin la autorización explícita por escrito de CIMA.

9. SUSPENSIÓN DEFINITIVA, CANCELACIÓN Y DEPURACIÓN DE DATOS

9.1. Cancelación por el Usuario: El Usuario puede solicitar la baja de su suscripción en cualquier momento.

9.2. Plazo de Retiro de Información: En caso de cancelación voluntaria o suspensión definitiva por impago superior a 30 días continuos, CIMA otorgará un plazo improrrogable de hasta quince (15) días para que el Usuario exporte sus expedientes médicos.

9.3. Depuración Definitiva: Cumplido el plazo de gracia de exportación, CIMA estará plenamente facultada para proceder con el borrado definitivo y seguro de las bases de datos asociadas a la cuenta, sin que exista obligación posterior de conservación o recuperación.

10. LIMITACIÓN TOTAL DE RESPONSABILIDAD

En el máximo alcance permitido por la ley, bajo ninguna circunstancia CIMA, sus desarrolladores o representantes serán responsables por daños directos, indirectos, punitivos, incidentales, lucro cesante, interrupción del negocio o reclamos de terceros por mala praxis médica o vulneración de datos derivados del uso o la imposibilidad de uso de la Plataforma.

11. INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y ASISTENCIA AUTOMATIZADA (A)

11.1. La Plataforma incorpora funciones de inteligencia artificial (entre otras: asistente conversacional, dictado/escriba de consulta, extracción y estructuración de datos, sugerencias de redacción). Para operarlas, el contenido necesario —que puede incluir datos clínicos— se procesa de forma automatizada y, cuando la función lo requiera, mediante proveedores tecnológicos de terceros (por ejemplo, servicios de inferencia de IA). El Usuario autoriza dicho procesamiento al utilizar estas funciones.

11.2. Toda salida generada por IA es meramente asistencial y referencial; no constituye diagnóstico, prescripción ni criterio médico. El Usuario es el único responsable de revisar, validar, corregir y aprobar cualquier contenido producido con asistencia de IA antes de utilizarlo clínica o administrativamente. CIMA no garantiza exactitud, integridad ni idoneidad de dichas salidas.

12. ACCESO DE SOPORTE, IMPERSONACIÓN Y CONTROL REMOTO (B)

12.1. Para brindar soporte, diagnosticar incidencias, corregir errores o cumplir obligaciones legales, el personal técnico autorizado de CIMA podrá acceder a la cuenta del Tenant, emular la sesión de un usuario (impersonación) o asistir de forma remota. Estas acciones se realizan bajo estrictos controles internos y con fines exclusivamente operativos o de soporte.

12.2. El Usuario reconoce y consiente este acceso como condición necesaria para la prestación del servicio. CIMA guardará registro de las intervenciones de soporte que impliquen acceso a la cuenta.

13. INTEGRACIONES CON SERVICIOS DE TERCEROS (C)

13.1. La Plataforma puede integrarse, a solicitud del Usuario, con servicios de terceros (por ejemplo: Google Calendar, plataformas de mensajería de Meta/WhatsApp, pasarelas y procesadores de pago, entre otros). El uso de cada integración se rige adicionalmente por los términos y políticas del tercero correspondiente, que el Usuario declara conocer y aceptar.

13.2. CIMA no controla ni responde por la disponibilidad, exactitud, seguridad o cambios de dichos servicios de terceros, ni por las consecuencias de habilitarlos o revocarlos.

14. PORTAL DEL PACIENTE Y DATOS DE MENORES (D)

14.1. La Plataforma puede ofrecer un portal mediante el cual los pacientes ingresen o consulten datos. El Usuario/Tenant es el responsable de obtener el consentimiento informado del paciente y de la licitud de esos datos.

14.2. Tratándose de menores de edad o personas bajo representación legal, corresponde al Usuario asegurar que los datos sean provistos o autorizados por el representante legal. CIMA actúa como mero procesador tecnológico y no valida la capacidad legal de quien ingresa la información.

15. ALOJAMIENTO Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS (E)

15.1. La Plataforma se ejecuta sobre infraestructura de proveedores de nube globales (entre ellos Cloudflare, Inc.), por lo que los datos pueden almacenarse y procesarse en servidores ubicados fuera del país del Usuario. Al utilizar CIMA, el Usuario consiente dicha transferencia internacional y el procesamiento en jurisdicciones distintas a la propia, con las salvaguardas técnicas y contractuales que apliquen.

16. RESPALDOS INTERNOS: NATURALEZA Y ALCANCE (F)

16.1. CIMA puede mantener mecanismos internos de respaldo y recuperación operativa (por ejemplo, copias de la base de datos y retención temporal). Estos mecanismos son de carácter técnico e interno, orientados a la continuidad del servicio, y no constituyen un archivo legal, un servicio de custodia ni una garantía de recuperación de la información del Usuario. Se reitera la obligación del Usuario de mantener sus propios respaldos y exportaciones (cláusula 6.3).

17. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA Y SELLO (G)

17.1. La Plataforma permite generar documentos (informes, récipes, constancias) que pueden incorporar la firma y el sello del profesional en formato de imagen o representación electrónica. La carga, uso, custodia y validez legal de dicha firma y sello, así como el contenido de los documentos emitidos, son responsabilidad exclusiva del profesional. CIMA no certifica ni notariza dichos documentos.

18. TELEMEDICINA Y TELECONSULTA (H)

18.1. Si el Usuario emplea la Plataforma como apoyo a la telemedicina o teleconsulta, es su responsabilidad cumplir la normativa de teleconsulta aplicable en su jurisdicción (identificación del paciente, consentimiento, registro y estándares profesionales). CIMA provee únicamente el soporte informático y no responde por el cumplimiento de dichas normas.

19. VADEMÉCUM (MedVen) Y CIE-10: CARÁCTER REFERENCIAL (I)

19.1. Las referencias farmacológicas (vademécum/MedVen), las clasificaciones diagnósticas (CIE-10) y cualquier catálogo o base de conocimiento incorporados a la Plataforma tienen valor exclusivamente informativo y referencial. No sustituyen el criterio farmacológico ni clínico del profesional, quien es responsable de verificar dosis, interacciones, contraindicaciones y la codificación aplicada.

20. FIRMA POR EL TENANT Y ALCANCE ORGANIZACIONAL (J)

20.1. La aceptación de estos Términos por cualquier usuario autorizado del Tenant vincula a toda la organización y a sus usuarios, presentes y futuros, mientras la relación con el Tenant subsista. Una sola aceptación por versión es suficiente y necesaria para habilitar el servicio a la organización; se conserva constancia del usuario que aceptó en su nombre. Los demás usuarios reconocen los Términos aceptados por su organización.

21. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES (M)

21.1. El Usuario acepta recibir avisos operativos, de servicio, de seguridad, de facturación y legales a través de la propia Plataforma (avisos del sistema, banners de versión, modales) y, cuando corresponda, por los medios de contacto registrados. Los avisos publicados dentro de la Plataforma se tendrán por válidamente efectuados.

22. RESPONSABLE DE DATOS Y CONTACTO DE PRIVACIDAD (L)

22.1. El punto de contacto para asuntos de privacidad y legales relativos a la Plataforma es [email protected]. Sin perjuicio de que, respecto de los datos de salud de los pacientes, el Responsable del Tratamiento sea el Usuario/Tenant conforme a la cláusula 6.1.

23. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN (K)

23.1. Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República Bolivariana de Venezuela. Para toda controversia derivada de su interpretación o ejecución, las partes se someten a los tribunales ordinarios competentes de la República Bolivariana de Venezuela, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

24. EVOLUCIÓN CONTINUA Y ACTUALIZACIONES (BUILDS) (N)

24.1. Mejora Continua y Compilaciones (Builds): La Plataforma es un servicio en evolución permanente que se actualiza de forma frecuente y continua mediante compilaciones ("builds"), correcciones y mejoras. Estas actualizaciones forman parte integral del Servicio, pueden añadir, modificar o retirar funciones sin previo aviso, y no constituyen por sí mismas una modificación de los presentes Términos ni requieren una nueva firma.

24.2. Distinción entre versión del software y versión de los Términos: La numeración interna de compilaciones o versiones del software es independiente de la versión de estos Términos y Condiciones. Únicamente el cambio de versión de los Términos (el documento legal) activará la solicitud de una nueva aceptación conforme a la cláusula 1.2. El uso continuado de la Plataforma tras cualquier actualización de software implica la aceptación de dichos cambios funcionales.

25. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS

25.1. CIMA se reserva el derecho de actualizar o modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, publicando una nueva versión del documento legal. Las modificaciones se notifican a través de la Plataforma y, cuando impliquen cambios sustanciales, se requerirá nuevamente la firma de un usuario autorizado del Tenant antes de continuar usando el Sistema. El uso continuado de CIMA tras la aceptación de la nueva versión constituye la aceptación plena de los términos vigentes.